1. סיפור. ספרו סיפור פשוט, על צורך חברתי ברור ומענה מוחשי. ספרו סיפור על האנשים ועל המסע שהם יעברו. ספרו על החזון ועל החוויה שתיווצר עם הגשמתו.
2. שותפים טבעיים. יש אלפי קרנות ותורמים, אבל מומלץ להתמקד רק ברלוונטיים ביותר עבורכם. כעמותה, אתם נדרשים לממש לא רק את המטרות שלכם – אלא גם את המטרות והערכים של התורמים (הם השותפים שלכם). כדאי ללמוד על הקרנות והתורמים לעומק ולהבין איך אתם יכולים לקדם את המטרות שלהם.
3. נטוורקינג. לכל עמותה יש מעגל חברתי ומקצועי. ניהול נכון של הנטוורק לאורך זמן יוליד חיבורים בלתי-צפויים והזדמנויות לצמיחה ופיתוח. חלק משמעותי מגיוס המשאבים שלכם עשוי לבוא מהמעגלים הקרובים.
4. מערכות יחסים. הכניסה של שותפים היא בדרך כלל הדרגתית. התרומות הן בהתאמה להיקף הפעילות ובהתאמה לשלב בו נמצא הקשר. המטרה הראשונית היא לגייס שותפים חדשים ולספק להם תוצר ברור עבור התרומה שלהם. גיוס מוצלח של תורמים – גם אם תרומתם הראשונה צנועה יחסית – מהווה הזדמנות ליצירת קשר לטווח ארוך. שותפות אמיתית ומתמשכת יכולה לייצר תרומות בסדרי גודל משמעותיים הרבה יותר, ולאורך שנים רבות.
5. יומן. כל קרן פילנתרופית שתורמת לעמותה שלכם היא שותפה, וככזו, היא צריכה לקבל דיווח על הפעילות. כאשר מערך השותפויות שלכם יהפוך לחלק מרכזי בעמותה (כפי שהוא צריך להיות אם אתם רוצים לצמוח) – תמצאו שאתם מנהלים אינטראקציות עם הקרנות והתורמים 5-4 פעמים בשנה (לדוגמה: עדכון שנתי, בקשת תמיכה, דיווח, מכתב תודה, הזמנה לכנס, סיורים בשטח להתרשמות מהפעילות, הכנת פלקט הוקרה ועוד).
6. השקפת העולם. לכל קרן ולכל תורם יש אג'נדה חברתית ותרבותית מסוימת. חלק מהקרנות משתפות באופן ציבורי מידע על תפיסת העולם של התורמים וחלק לא. רמזים ניתן למצוא בתרומות עבר, פוסטים ציבוריים ואזכורים שונים בתקשורת למשל. מומלץ להתמקד בגופים איתם יש התאמה גבוהה מבחינה ערכית. מערך גיוס כספים טוב הוא מערך גיוס כספים ממוקד.
7. ריכוז ועדכון שוטף של 24 מסמכי העמותה המופיעים כאן: www.yairgoren.com/docs.
8. תקציבים ברורים. התקציב משקף את השורה התחתונה – ומכאן שמדובר במרכיב חשוב בהעברת המסר של העמותה. מומלץ לספק לתורמים תקציב מפורט כמה שניתן, שמסביר את כל סעיפי ההוצאה וההכנסה באופן מעמיק. תקציב טוב משכנע אנשי ניהול בכירים ואנשי כספים – ומכאן שהוא מרכיב חיוני בתהליכי גיוס משאבים.
9. הקמת תשתית להעברת תרומות בישראל ובחו"ל. לדוגמה: PEF ISRAEL INC לתרומות מארה"ב ו-UKTOREMET לתרומות מבריטניה.
10. סיפורים אישיים. רצוי לכתוב על כמה מסיפורי ההצלחה של העמותה כפי שהם משתקפים בסיפורים האישיים של המשתתפים. מומלץ להוסיף תמונות באיכות גבוה וסיפורים אותנטיים שממחישים את חשיבות העשייה. הנראות של הפעילות חשובה לתהליכי גיוס גיוס כספים לא פחות מהנתונים עצמם.
11. נתוני פעילות – כולל מספרי משתתפים בחלוקה לקהלי יעד, מוקדי פעילות, וסוגי הפרויקטים של העמותה. את הטבלאות האלה רצוי לתחזק באופן שוטף, באמצעות מאגר מידע ממנו ניתן לקבל נתונים מהשנה החולפת והשנה הנוכחית. נתונים אלה חיוניים לתהליכי גיוס כספים ודיווח לתורמים.
12. מדידה והערכה. קרנות רבות מבקשות להתעמק בנושא של מדידת ההשפעה. הן מתייחסות לתרומה כהשקעה חברתית – וההחזר מגיע בדמות השפעה חברתית. רצוי למדוד באופן קבוע את מספר המוטבים בפעילות, את עומק ההשפעה של הפרויקטים ואת השיפור שחל במצב החברתי אותו העמותה מבקשת לשנות. אם יש מחקרים לגיבוי הנתונים, מומלץ לצרף בכתיבת בקשות.
13. ידע מקצועי. עמותות צוברות ידע וניסיון רב ומצופה מהן להיות מעודכנות בכל ההתפתחויות בתחום העשייה שלהן. לדוגמה: רצוי שעמותה בתחום חינוך תהייה מעודכנת לגבי שיטות אפקטיביות המופעלות בבתי ספר פורצי-דרך ברחבי העולם, שתכיר דמויות מופת מהתחום ומחקרים עדכניים. כל אלו ישמשו את העמותה בדיאלוג עם תורמים.
14. דיווח לתורמים. תורמים מעוניינים לדעת בדיוק מה נעשה עם משאבים שהם העמידו לרשותכם. לא כולם, רובם. מומלץ להשקיע בנושא הזה – הן מבחינת הדיווח הכמותי והכספי והן מבחינת תיאור ההשפעה בקרב קהלי היעד של העמותה. לקרנות ותורמים רבים יש קריטריונים ברורים בנושא דיווח ומומלץ לספק להם תיאור מפורט של השימוש בכספים ולהתחייס לכל השאלות שלהם באופן מדויק.
15. שפה ויזואלית אחידה לעמותה. לוגו, סט צבעים, פונטים, נייר מכתבים, אתר אינטרנט ונוכחות אחידה ברשת. מיתוג וניהול הרשמים בקרב קהלי היעד השונים הם חלק אינטגרלי ממערך גיוס המשאבים.
16. תרומות קטנות. תורמים מהציבור הרחב שתורמים סכומים סמליים הם חלק חשוב בארגון. מדובר באנשים שמייצרים תהודה למסר של העמותה, שישמחו לעזור במציאת תורמים נוספים, וישקלו אפשרות של התנדבות בעמותה. יש דרכים שונות להרחיב את מערך התרומות הקטנות. לדוגמה: עיגול לטובה וקמפיינים לגיוס המונים דרך GiveBack ו-JGIVE. עבודה ממושכת על ניהול מערך התרומות הקטנות עשוי לייצר הכנסה משמעותית לאורך שנים.
17. מידע. ההיסטוריה של הקשר עם התורמים הוא מידע חיוני. כל קצה-חוט יכול להשלים תמונה חשובה בדיאלוג. יחד עם זאת, מערכת המידע צריכה להיות מותאמת ליכולות של הארגון. אין טעם להכניס מערכת CRM כבדה לארגון עם 3 אנשי צוות למשל. מומלץ להתחיל עם פתרונות קלים בשלב ראשון (גוגל, מיקרוסופט), ובהדרגה להכניס מערכות כבדות יותר (דוגמת סיילספורס, Monday, Zapier וכיו"ב).
18. סבלנות. Great works are performed not by strength but by perseverance. S. Johnson
19. תכנית אסטרטגית לפיתוח העמותה. עמותות אפקטיביות צוברות עודפים – בזכות ניהול נכון של התקציב, כספי עזבנות שהתקבלו ותרומות לא-מיועדות שהצטברו לאורך השנים. הכספים הללו יכולים לשמש כמאצ'ינג, לפיתוח תכניות חדשות ולהרחבת הפעילות הקיימת של העמותה. רצוי להגדיר באופן מוחשי את הייעוד של הכספים הללו ולגבש תכנית העבודה להגשמת חזון הפיתוח של הארגון. בסופו של דבר, חזון כזה יאפשר לכם לנהל דיאלוג עם קרנות גדולות יותר, ולפתח פרויקטים בסדרי גודל משמעותיים יותר.
20. מעורבות ההנהלה בתהליכי גיוס המשאבים. מנהלות ומנהלים במלכ"רים צריכים להיות מעורבים באופן מעמיק בתהליכי הפיתוח. ישנן סיבות רבות לכך, אבל המרכזית היא שתרומות גדולות משפיעות באופן מהותי על אופי הפעילות. מנכ"ליות ומנכ"לים הם גם הפרזנטורים של העמותה והתורמים רוצים להיות איתם בקשר.
21. רכיבי קסם. הכל אנשים, הכל אישי, הכל רגשי. מנהלות ומנהלים בעמותות צריכים להוביל, לשכנע בחשיבות העשייה החברתית, לגייס את כוחות הרוח והנפש, וליצור אווירה שמעודדת שותפות, יצירה וצמיחה. פרטים נוספים על רכיבי קסם כאן.